山东农业大学教育发展基金会档案管理制度

 

一、为规范基金会档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、档案范围

基金会的规划、年度工作计划、工作总结、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、人事档案、会议记录、会议纪要、通知、决定、规章制度、报告、讲话、发言稿、活动照片、委托书、协议、合同、发放证明及其他需要存档具有参考价值的文件资料。

三、基金会的档案管理由基金会秘书处档案管理员负责。

四、档案管理员的职责

档案管理员要保证基金会及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、基金会的归档资料实行“年度归档”制度，即：每年的一月份为基金会档案资料归档期；

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。各部门应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档；

4、档案管理员根据基金会文件资料的特点实施分类归档整理。

六、资料的分类与归档

档案管理员根据基金会档案资料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

七、档案的借阅

1、借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续；

2、档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改

（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1、基金会任何人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料；

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《基金会档案资料销毁审批表》，交秘书长审核经理事长批准后执行。

 

山东农业大学教育发展基金会

二O一二年三月二十日